PROXIMITY COLOMBIA S.A., sociedad comercial, identificada con número de identificación tributaria No.830,141,093-0 (en adelante la “Agencia”) es respetuosa de los datos personales e información que le suministranlas diferentes personas. En la presente Política de Privacidad, se establecen las finalidades, medidas y procedimientosestablecidos para el uso de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que las personascuyos datos estén en nuestra base de datos cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir y en generalhacer valer sus derechos. La aceptación expresa o inequívoca de las presentes políticas, implica la aceptaciónde la presente Política de Privacidad y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen.En todo caso, estas Políticas de Privacidad en ningún momento podrán interpretarse de forma alguna contraria alas leyes aplicables y a los derechos que le corresponden.
1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS. El responsable del tratamiento de datospersonales y otra información de los miembros de la Agencia será el encargado del área destinada a recolectarla información quien es Dirección Financiera y Administrativa. Los siguientes son los datos de contacto:
a) Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
b) Dirección: Calle 97ª # 9 - 45
c) Correo electrónico: politicaprivacidad@proximity.com.co
d) Número de teléfono: +571 601 28 60
Los temas referidos al mismo serán tratados por el personal designado del área encargada de recolectar la información.Cualquier inquietud o comentario sobre el tratamiento de datos que prestará la Agencia podrá comunicarsea la dirección de correo: politicaprivacidad@proximity.com.co
2. FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS. (i) mantener por cualquier medio conocido o por conocerse, una comunicacióneficiente relacionada con los productos, servicios, eventos, comunicaciones de la Agencia, sus clientesy/o terceros contratados por la Agencia; (ii) realizar estudios sobre hábitos de consumos, investigaciones demarca, y determinar la calidad de los productos, servicios, eventos, comunicaciones de la Agencia y/o susclientes; (iii) contratación, ejecución y comercialización de los productos, servicios, eventos, comunicaciones ycontenidos de la Agencia; (v) la transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos coneste objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/u operativos; (vi) cumplir los contratos deservicios celebrados con los clientes de la Agencia; (vii) mantener y procesar cualquier tipo de información relacionadacon el negocio de los clientes actuales y futuros de la Agencia con el fin de prestar servicios de comunicacionesestratégicas, publicidad y mercadeo; (vii) las demás finalidades que determinen los responsables enprocesos de obtención de datos personales para su tratamiento y que sean comunicadas a usted en el momentode la recolección de los datos personales.
3. FORMA DE OBTENCIÓN Y DATOS SUMINISTRADOS. La Agencia podrá pedir expresamente los datos quesean necesarios para cumplir la finalidad de la base de datos, los cuales son -entre otros- su nombre y apellidos,número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico,experiencia, lugar de trabajo, referencias e historia laboral, necesidades e intereses, compras realizadas,gustos. Los datos podrán ser suministrados a la Agencia, recolectados personalmente, obtenidos mediante consultaa terceros que administren bases de datos, o recolectados en eventos, reclamaciones, solicitudes, encuestas,propuestas, o solicitudes de participación en proyectos, programas, eventos, a través de la página web, etc.La Agencia no recopilará datos considerados como Datos Sensibles según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012,como por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas ofilosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con la salud, vida sexual odatos biométricos.
4. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Medianteel suministro voluntario de alguno de los datos personales en la forma señalada en el numeral anterior, y/o la autorizaciónexpresa verbal o por escrito, el titular autoriza expresa o inequívocamente a la Agencia para recolectar datos personales ycualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidadcon esta Política de Privacidad y la Ley.
5. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS DE LA AGENCIA. LaAgencia solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de sus miembros para las finalidadesdescritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Privacidad o en las leyes vigentes. La Agencia cumplirá conel Registro Nacional de Bases de Datos de acuerdo con lo establecido por el Decreto 886 de 2014. En adición a lo mencionadoen otras cláusulas, usted expresamente autoriza a la Agencia para la recolección, uso y circulación de sus datos personalesy otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias: (i) establecer comunicación entre laAgencia y usted para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política de privacidadde la Agencia, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos; (ii) auditar, estudiar, analizary utilizar la información de la base de datos para diseñar, implementar y desarrollar programas, proyectos y eventos; (iii)auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la base de datos para la socialización de políticas, proyectos, programas,resultados y cambios organizacionales; (iv) cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimientode los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de la Agencia o de otros,prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la Ley; (v) losdemás establecidos en la Ley.
6. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA NUEVOS USOS. La Agencia podrá solicitar autorización para el uso o circulaciónde sus datos o información para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política de Privacidad, para lo cualpublicará los cambios en la presente Política de Privacidad en su página web www.proximity.com.co , o en cualquier mediopúblico que estime conveniente según el caso.
7. INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD. De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el DecretoReglamentario 1377 de 2013, la Agencia declara que la recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos personalesde niños, niñas y adolescentes será realizado respetando sus derechos, por lo tanto cuando la Agencia deba recolectardatos personales de menores deberá contar con la autorización previa, expresa e informada de los padres o del representantelegal del niño, niña o adolecente. . La Agencia nunca recolectará datos sensibles de menores, ni almacena, o realizatratamiento alguno sobre datos sensibles de menores de edad. Si, por la actividad a realizarse, se llega a recolectar datospersonales de menores, se contará con la autorización previa de sus padres y/o representantes, especificando la finalidadde la información recolectada por la Agencia. Si, por algún fraude o error, se llega a tener almacenada información de unmenor de edad sin autorización o información sensible, ésta será suprimida de nuestras bases de datos de forma inmediata,una vez se conozca que el dato pertenece a un menor de edad.
8. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES. El titular autoriza expresamente a la Agencia para que éste almacenesus datos de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos deacuerdo con los estándares normales y razonables aplicables a empresas como la Agencia.Las bases de datos que tenga la Agencia cumplirán con el Registro Nacional de Bases de Datos en las condiciones establecidaspor el Decreto 886 de 2014.
9. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Lasmedidas de seguridad con las que cuenta la Agencia buscan proteger los datos de las personas en ellas incluidas, en arasde impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, la Agencia, de forma diligente implementamedidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamenteesta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.De igual forma, los terceros contratados por la Agencia, están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a laspolíticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestrosprocesos.Todo contrato de la Agencia con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucreel tratamiento de información y datos personales, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos parala protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma.
10. DERECHOS DE LOS TITULARES. La Agencia informa que conforme a la legislación vigente, las personas tienen entreotros, el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular,son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
11. CONTACTOS
(i) Persona encargada de peticiones, consultas y reclamos. La Agencia tendrá a disposición de los titulares una persona delárea encargada para atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar,rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización. Para lo anterior, el titular deberá comunicarse al correo electrónico:politicaprivacidad@proximity.com.co y/o a la línea telefónica: +571 601 28 60
(ii) Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, deberá enviar un correo electrónicoo físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.
(iii) Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar lainformación que reposa en la base de datos, la Agencia responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días o en elplazo máximo establecido por Ley. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atenderla consulta dentro de dicho término, se informará de los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderásu consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, o el plazomáximo establecido por Ley.
(iv) Revocación de autorización, retiro o supresión de la base de datos y reclamos Sobre Datos Personales. Cuando el titularde los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección,actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos enla Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante la Agencia, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, que enningún caso disminuirán o restringirán los derechos establecido por Ley:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Agencia con la identificación de los Titulares, la descripción de loshechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resultaincompleto, la Agencia podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo paraque subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informaciónrequerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que la Agencia no sea competente para resolverel reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación alTitular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de losdatos.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y elmotivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamosea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fechade su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de lademora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientesal vencimiento del primer término.
12. CONTACTO. Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las dirección o correoelectrónico de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.
13. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. Los datos personales incorporados en la base de datos estaránvigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades, que en todo caso no será inferior a 80 años.Los datos personales incorporados en la base de datos cumplirán con el Registro Nacional de Bases de Datos creado porla Ley 1581 de 2012 y reglamentado por el Decreto 886 de 2014.
14. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, será comunicadooportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web www.proximity.com.co.
15. LEGISLACIÓN VIGENTE. La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenidaen la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013,la Ley 1266 de 2008 y el Decreto 886 de 2014 las normas que lo modifiqueno complementen.
La presente Política de Privacidad se encuentra vigente a partir del día 18 de Agosto del año 2016.
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